Politique de confidentialité
La Fondation communautaire d'Ottawa (« la Fondation ») s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses donateurs, de ses employés, de ses bénévoles et de toutes les parties prenantes. Nous apprécions la confiance de nos parties prenantes et reconnaissons que le maintien de cette confiance exige discipline, transparence et responsabilité.

La Fondation peut recueillir des renseignements par divers moyens, y compris, mais non exclusivement, notre site Web, le courriel, le téléphone et la correspondance en personne. Pour assurer l'équilibre entre le droit d'une personne de protéger ses renseignements personnels et notre besoin de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels pour des opérations organisationnelles raisonnables, la Fondation suit les principes directeurs de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

La présente politique de confidentialité explique comment la Fondation recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels conformément aux principes d'équité en matière d'information de la LPRPDE.

Discipline
La Fondation aligne ses pratiques en matière de protection de la vie privée sur les principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE.

Responsabilité
La Fondation est responsable des renseignements personnels dont elle a le contrôle, y compris les renseignements personnels partagés avec une tierce partie. Les tiers doivent protéger les renseignements qui leur sont confiés d'une manière conforme à la présente politique. La Fondation a nommé un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller à la conformité des pratiques de protection de la vie privée décrites dans la présente politique (voir p. 3).

Identifier les objectifs
La Fondation détermine les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte. Les objectifs seront principalement limités à ceux liés aux programmes et activités de la Fondation. Dans le cadre de notre travail, nous pouvons recueillir des renseignements pour :
• Se conformer aux exigences de l’ARC pour traiter les dons
• Informer les parties prenantes des activités de la Fondation
• Promouvoir les possibilités de soutenir la Fondation

Consentement
La Fondation obtient un consentement valable pour les renseignements personnels qu'elle collecte. La Fondation s'efforcera d'obtenir un consentement explicite, c'est-à-dire qu'elle obtiendra l'accord d'une personne verbalement ou par écrit. La Fondation peut, dans certains cas, s'appuyer sur un consentement implicite dans des circonstances limitées. Le consentement implicite se produit lorsqu'il existe une relation commerciale ou non commerciale, mais n'est valable que pendant deux ans après la dernière interaction. Par exemple, une situation dans laquelle une personne a fait un don à la Fondation satisfait au consentement implicite. Une personne peut retirer son consentement, quel qu'il soit, en contactant la Fondation.

Collecte
La Fondation limite la collecte de renseignements personnels au minimum requis pour les objectifs identifiés par l'organisation.

Utilisation, divulgation et conservation
La Fondation utilisera les renseignements personnels uniquement aux fins identifiées pour lesquelles ils ont été recueillis. La Fondation peut demander le consentement pour de nouvelles fins autres que celles indiquées au moment de la collecte.
Les renseignements personnels ne seront ni loués ni vendus à des tiers. La Fondation ne divulguera des renseignements à des tiers que s'il existe une entente qui décrit l'adhésion du tiers aux conditions de la présente politique. La Fondation conservera les renseignements personnels aussi longtemps que l'objectif identifié pour lequel la Fondation les a recueillis à l'origine demeure ou tel que requis par la loi.

Exactitude
La Fondation s'efforce de s'assurer que les renseignements personnels détenues sont exactes et à jour. Les personnes qui souhaitent demander des corrections à leurs renseignements personnels peuvent en informer la Fondation par écrit.

Protection
La Fondation protège les renseignements personnels des individus en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation ou l'élimination non autorisés. Les mesures de sécurité ont été intégrées dans les pratiques quotidiennes par l’entremise d'une coordination avec le fournisseur de services informatiques de la Fondation et d'un engagement régulier avec le personnel. L'accès aux documents sur le serveur central est séparé, l'accès n'étant accordé que lorsque cela est nécessaire.

Accessible
La Fondation rendra cette politique et ses procédures de confidentialité facilement accessibles. La Fondation s'efforcera de faire en sorte que la politique soit simple et qu'elle présente un minimum d'ambiguïtés.

Accès à l'information
Toute personne peut demander la confirmation de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et se verra accorder l'accès à ces renseignements. La Fondation encourage les personnes à demander des corrections et des mises à jour de leurs renseignements afin d'en assurer l'exactitude et l'exhaustivité.

Le responsable de la protection de la vie privée désigné par la Fondation est disponible pour répondre aux questions ou aux plaintes et aux demandes de renseignements relatives à la présente politique ou aux renseignements personnels d'une personne. Pour les plaintes valables, la Fondation prendra les mesures appropriées pour rectifier la situation afin de se conformer aux pratiques énoncées dans la présente politique.

Contacter le responsable de la protection de la vie privée
Adresser les demandes de renseignements, les plaintes ou les demandes d'accès au :
Responsable de la protection de la vie privée, Fondation communautaire d'Ottawa
301-75, rue Albert, Ottawa ON K1P 5E7
Courriel : blam@ocf-fco.ca
Téléphone : 613-236-1616 x 306